Hoy te explicaremos qué es y cómo funciona la guía prepagada, para que aprendas a maximizar todo el potencial que esta modalidad de envío de encomiendas representa para tu negocio.
Guías prepagadas: ¿Qué son y cuáles son sus ventajas?
Las guías prepagadas son un servicio de mensajería y paquetería que han implementado casi todas las empresas de encomiendas a nivel mundial, basados en un sistema de pago anticipado que permite disminuir costos y agilizar tiempos de entrega.
Dentro de las ventajas que ofrece este servicio para tu emprendimiento podemos mencionar:
- Incrementa la eficiencia de tus servicios: Teniendo control sobre tus encomiendas puedes hacer planificaciones de despacho y entregas, así como monitorear sus resultados.
- Mejor cálculo de tu inversión: Al tener cubierto el costo prepagado del servicio puedes hacer más eficiente el cálculo de tus costos de despacho.
- Cuentan con un sistema de rastreo: Otra de las ventajas de las guías prepagadas es que cuentan con rastreo de paquetes durante las 24 horas.
- Valor agregado para tus servicios: Al tener un mayor control, puedes incrementar la confianza de tus clientes, lo que beneficia al fortalecimiento de tu marca o negocio.
Guías prepagadas: Costos del servicio
Los precios de las guías prepagadas varían de acuerdo con la cantidad de guías que vas a adquirir, el tamaño, peso y volumen de los paquetes, los beneficios que complementan el servicio y el tipo de acarreo que conllevan.
Dentro de los beneficios agregados a los paquetes de guías prepagadas, los más utilizados son:
- Recoleccion gratis.
- Entrega en pocos días.
- Descuentos por volumen de compra.
Un costo aproximado de este servicio (reflejado en dólares estadounidenses), podría ser el siguiente:
Dónde comprar las guías prepagadas
Existen muchas empresas de paquetería y envío de encomiendas que prestan el servicio de guías prepagadas, con cobertura nacional e internacional, entre las cuales puedes elegir la que mejor se adapte a tu modelo de negocios y tus necesidades.
Adquirir este servicio es muy fácil y sencillo, solo tienes que acceder a la página web oficial de la empresa de tu elección, registrarte en línea como usuario.
Tras llenar un formulario básico de datos, tuyos y de tu negocio, y manifestar el servicio que requieres, la empresa te pondrá en contacto con un ejecutivo de ventas que te brindará una atención especializada y esmerada.
DHL Deutsche Post DHL
DHL es, quizás, la empresa de servicios de paquetería y encomiendas más grande a nivel mundial, manteniéndose en operaciones desde al año 1969 y con servicios en más de 220 países, con más de120.000 destinos cubiertos.
DHL nació en la ciudad de Sn Francisco (USA), como una iniciativa de negocios de tres socios, Adrian Dalsey (D). Larry Hillblom (H) y Robert Lynn (L), quienes idearon un servicio que facilitaba los trámites de aduana que ralentizaban los servicios de encomiendas de la época.
En el año 2002 DHL fue fusionada con el grupo alemán Deutsche Post, una empresa multinacional de operaciones logísticas que cubre servicios en correo bajo la firma Deutsche Post, mensajería express con DHL y servicios financieros con Postbank.
FedEx Corporation
Fundada en 1971 como Federal Express por Frederick W. Smith. En la ciudad de Little Rock (Arkansas, Estados Unidos), FedEx es una compañía de logística que cuenta con una flota propia de distribución con 409 naves (para 2020).
Durante su trayectoria de 50 años, FedEx ha adquirido diversas empresas de transporte aéreo de carga, como Flying Tigers (1989), Caliber System Inc (1998), American Freightways (2001), Kinko’s (2004) y Watkins Motor Lines (2006), que han sido claves en su programa de expansión.
Mercado Libre
Mercado Libre es una empresa argentina dedicada al comercio electrónico, fundada en el año 1999 por el empresario argentino Marcos Galperín, quien concibió esta idea de negocios mientras cursaba su MBA de la Escuela de Negocios de la Universidad de Stanford, en los Estados Unidos.
En su proceso de expansión, Mercado Libre inició operaciones inmobiliarias y adquirió centros logísticos por toda Latinoamérica, lo que le ha permitido establecer bases de operaciones en más de diez países con sus servicios de e-commerce, envíos y encomiendas y servicios financieros.
REDPACK
REDPACK es una empresa mexicana especializada en brindar soluciones de mensajería, paquetería y logística, con más de 25 años de trayectoria a nivel nacional e internacional.
En la actualidad, la empresa cuenta con 210 puntos de venta, una red terrestre de más de 1000 vehículos y una red aérea que cubre 45 destinos nacionales dentro de la República Mexicana y varias ciudades a nivel mundial.
Multipack Empresas Logísticas
La empresa mexicana de paquetería y mensajería Multipack, es una empresa perteneciente al grupo FedEx, que se especializa en envíos y encomiendas dentro del territorio mexicano y hacia cualquier parte del mundo.
Para conocer más de los servicios de Multipack, debes dirigirte a la página web de FedEx en México, en la dirección www.fedex.com/mx, para que conozcas los alcances de sus ofertas.
Cuál es la capacidad de envío de las guías prepagadas
Las empresas de paquetería utilizan el método del peso volumétrico para calcular sus tarifas de servicios, ya que el peso volumen es un cálculo del espacio que un paquete ocupa dentro del medio de transporte que lo acarrea.
Ya sea una furgoneta, un camión, traslado aéreo, en tren o en barco, para calcular el costo del traslado las empresas de logística no toman en cuenta el peso únicamente, sino también sus dimensiones.
La fórmula más popular para calcular el peso volumétrico de un paquete (cada compañía maneja sus métodos propios), el multiplicar el largo por el ancho (en centímetros), y dividir este resultado entre 5000.
Peso Volumétrico=Largo cmx Ancho cmx Alto (cm)5000
La gran mayoría de las compañías de logística tienen un tipo estandarizado para el manejo de mercancías con guías prepagadas, el cual es de un peso hasta 68 o 70 kg, con un volumen máximo de 150 x 115 x 115 cm.
Cualquier envío que supere estas características debe ser cotizado en forma especial y se harán cobros adicionales por exceso de volumen y sobrepeso, los cuales se incluirán en la cotización.
Guías prepagadas de 1 Kg
Son apropiadas para transportar paquetes con mercancías cuyo peso es menor a 1 Kg, con volumen máximo de 17 x 17 x 17 (cm), por lo que son ideales para envíos de mercancías livianas.
Guías prepagadas de 5 Kg
Estas guías son para transportar paquetes con mercancías cuyo peso es menor a 5 Kg, con volumen máximo de 33 x 33 x 18 (cm), por lo que son ideales para envíos de mercancías livianas a medianas.
Guías prepagadas de 10 Kg
Estas guías son apropiadas para transportar paquetes con mercancías cuyo peso es menor a 10 Kg, con volumen máximo de 33 x 33 x 34 (cm), por lo que son ideales para envíos de mercancías medianas.
Guías prepagadas de 15 Kg
Son apropiadas para transportar paquetes con mercancías cuyo peso es menor a 15 Kg, con volumen máximo de 41 x 35 x 36 (cm), por lo que son ideales para envíos de mercancías medianas a grandes.
Pasos para solicitud de una guía prepagada
Hacer la cotización y solicitud de una guía prepagada es un proceso muy sencillo que se hace de forma rápida y sin necesidad de salir de casa, pues las empresas de logística cuentan con una amplia infraestructura de conexiones para mantenerse en contacto con sus clientes y usuarios.
Para realizar tu pedido de guías prepagadas solo tienes que seguir un procedimiento que cuenta con cinco pasos muy fáciles de ejecutar:
- Elige tu proveedor y solicita tu cotización: El proceso de elegir a tu proveedor de paquetería puede tomarte algún tiempo, pero una vez que hayas hecho tu investigación y tomado tu decisión, hacer el primer contacto es muy fácil. Visita la web oficial de tu proveedor y envía una comunicación con tus datos y la descripción del servicio que requieres.
- Realiza la compra y su pago correspondiente: El proceso de pago esta muy automatizado y puedes hacer el desembolso con cargo a tus cuentas bancarias, transferencias, tarjetas de crédito o PayPal.
- Consigna la información que te solicite el proveedor: Cada compañía te planteará cuáles son los requisitos, en información y documentación, que necesitan para la elaboración de tus guías prepagadas.
- Recibe tu guía por correo e imprímela: Recibirás tus guías prepagadas directamente en tu correo electrónico poco tiempo después de cumplido el paso 3. Imprime la guía y prepara tu paquete para el envío. Las compañías pueden asesorarte acerca de la mejor forma de embalar tu mercancía si así lo requieres.
- Realiza en envío: Puedes elegir entre llevar el paquete a las oficinas, o solicitar el servicio de recolección (generalmente gratuito), en el que el personal autorizado por la empresa lo retirará de la dirección que les indiques. ¡Así de fácil!
Cómo llenar una guía prepagada
Las guías prepagadas tienen que contener la información detallada del remitente, destinatario y de la mercancía, así como el tipo de servicio que se incluye, tamaño del empaque y peso y volumen de la encomienda.
Aunque cada empresa de logística cuenta con sus propias políticas de servicio, por lo general, la información que debes incluir en el llenado de una guía prepagada es la siguiente:
- Datos del remitente: Nombre completo o razón social, teléfono de contacto, dirección y fecha de envío.
- Datos del destinatario: Nombre completo o razón social, teléfono de contacto y dirección completa.
Detalles de la encomienda: Número de guía, peso, volumen, breve descripción del contenido y su valor estimado. - Tipo de servicio: La guía debe contener el tipo de servicio de encomienda que se está prestando.
- Datos del embalaje: Características del embalaje que se está utilizando para hacer el envío.
- Condiciones de manejo: Si la mercancía requiere de condiciones específicas de manejo y acarreo.
- Condiciones de pago: Indicar si el servicio ha sido completamente prepagado, pagadero en destino u otra modalidad.
Para concluir
Si eres propietario de un negocio o emprendimiento de comercio electrónico, las guías prepagadas son la mejor opción para hacer el envío de tu mercancía o productos.
Este servicio, además de ayudarte a mejorar la logística de tu negocio y agilizar los procesos y gestión de tus envíos, te permitirá ofrecerles a tus clientes una experiencia de compra mucho más satisfactoria y eficiente.
Mejorar tus procesos de envío y distribución es un camino seguro al mejoramiento y posicionamiento de tu marca, para el crecimiento y expansión de tu negocio, y traerá un valor agregado a la experiencia de tus clientes, lo que te permitirá cimentar su fidelidad y mejorar y sostener tus relaciones comerciales con ellos.
