Si tienes una tienda online, es de vital importancia que mantengas una gestión eficiente del inventario y un profundo conocimiento del alcance y necesidades de tu cartera de clientes, ya que mantener un stock que te permita satisfacer esas necesidades sin incurrir en excesivos costes de almacenamiento, debe ser el objetivo en el control de tus inventarios.
Gestión de inventarios: ¿qué es y cómo funciona?
El control de inventarios es el conjunto de procedimientos que regulan el flujo de entrada y salida de mercancías del almacén , orientado a mantener una cantidad de mercancía en stock que permita cubrir las necesidades de los clientes, así como un aumento imprevisto de la demanda.
Una gestión eficiente de los inventarios es lo que le permitirá conseguir un equilibrio que le facilite no quedarse sin mercancía para vender , sin aumentar los costes de almacenamiento.
Control de inventario para el comercio electrónico: Los sistemas más utilizados
El número de veces al año, así como el tipo de inventario que debe llevar en su empresa, dependerá del tamaño y la capacidad del almacén, del tipo de mercancía que ofrezca y de la rapidez con que esa mercancía rote en el almacén.
Definitivamente, no es lo mismo contar botones que contar macetas, por lo que la metodología y la frecuencia de los inventarios debe ajustarse a las necesidades y características de su empresa.
Clasificados por su periodicidad, estos son los sistemas más utilizados en el control de inventarios en el comercio electrónico:
Inventario anual
Si su empresa está empezando y maneja un stock limitado de mercancía por cuestiones de espacio, quizá el inventario anual sea suficiente para mantener el stock bien controlado.
Inventario rotativo
Este control de inventario por turnos divide el contenido del almacén en secciones que se revisan individualmente a lo largo del año. En las empresas que manejan un stock muy grande, es ideal porque facilita el control del inventario sin el esfuerzo y el tiempo que consume el inventario anual.
Inventario permanente
Este es el tipo de inventario que consideramos ideal para las empresas de comercio electrónico, ya que permite mantener los stocks bajo control a través del registro detallado y constante de la llegada y salida de la mercancía en el almacén, lo que permite conocer, en tiempo real, el stock disponible.
Inventario físico e inventario contable
El inventario físico es el recuento manual de todos los artículos existentes en el inventario de la empresa , y es muy necesario realizarlo para determinar, no sólo la cantidad de mercancía, sino también su estado y la forma en que se encuentra.
Por su parte, el inventario contable es la recopilación en los libros de contabilidad de todos los bienes de la empresa, su fecha de adquisición y valor contable de las mercancías que la empresa tiene en existencia.
Cómo hacer un inventario correctamente
Hoy hemos preparado una guía llena de consejos útiles para hacer el inventario correctamente , para que puedas hacer este procedimiento de la forma más eficiente y sencilla posible, y consigas mantener un buen inventario para tu negocio.
Optimizar el espacio de almacenamiento
Un buen inventario comienza con el acondicionamiento de los espacios donde se van a almacenar las mercancías. Asegúrate que los espacios se encuentren limpios y organizados, separando la mercancía por tipo y por artículo para facilitar su contabilidad.
Elige el tipo de inventario y la forma de almacenaje
En este punto debes decidir qué tipo de inventario se adapta mejor a las características propias de tu negocio, para que puedas definir la mejor metodología de trabajo según el caso.
Selecciona la disposición física y método de codificación de la mercancía
Puedes hacer la distribución del espacio que mejor se adapte a tu modelo de negocio. Los artículos más pequeños se deben almacenar en contenedores que faciliten su disposición y ubicación.
Puedes utilizar el criterio de caducidad, rotación o volumen de la mercancía para distribuirla en el espacio de almacén y codificarla, ya sea por código interno o por código de barra, según el tipo, modelo o proveedor.
Debes apoyarte en una herramienta de control de inventarios: Si manejas un inventario de mediano a pequeño, puedes elegir hacer una hoja de control de inventarios en Excel, o adquirir una herramienta de software de gestión de inventarios que te facilite los procedimientos de control de movimientos en el inventario.
Lleva un control estricto y detallado de los movimientos del inventario
Esto es necesario para que la información del inventario este siempre actualizada y disponible en tiempo real, para que te facilite las decisiones que necesitar tomar en el proceso de las ventas y de reposición de la mercancía.
Lo primero que entra es lo primero que sale: El famoso método FIFO de inventario, llamado así por las siglas en inglés para “First In – First Out”, es una estrategia de rotación que te permite salir del stock de mercancía más antigua que tienes en el almacén, evitando que esta se deteriore y que ocasione mayores gastos de almacenaje.
Debes partir siempre de un inventario físico real
El inventario físico inicial es clave para mantener al día el stock en el inventario.
Establece una programación de inventarios desde el inicio
Es importante que todo tu personal esté preparado para seguir la programación de los inventarios.
Si has decidido hacer inventarios rotativos, por ejemplo, es necesario programar las fechas de cada sección de inventario que se va a realizar. La programación de inventarios físicos puede ser mensual, trimestral, semestral o anual.
Beneficios de la gestión de inventarios para el comercio electrónico
Si eres propietario de una tienda online, manejar una correcta gestión de tus inventarios te permitirá mantener unos niveles más eficientes de stock que te permitan tomar mejores decisiones comerciales.
Un inventario actualizado es la mejor herramienta que tiene el empresario para poder decidir qué y cuánto comprar de cada artículo, así como programar estas compras en función a la rotación y demanda de la mercancía.
También te facilita poder hacer previsiones para no quedarse nunca sin stock para los clientes habituales, y también para satisfacer necesidades puntuales de artículos en el mercado.
La correcta gestión y control de los inventarios te permitirá tomar las mejores decisiones de inversión para tu empresa, reducir los costos de gastos de almacenaje y evitar que se deteriore la mercancía que tiene mucho tiempo almacenada.
Para concluir
No permitas que una mala gestión de inventarios ocasione errores de administración en tu plataforma de e-commerce, pues la falta de información confiable y detallada de nuestro stock de mercancías nos puede llevar a tomar malas decisiones de negocios e inversión.
El control de inventarios te ayuda a vender más, te facilita tomar las mejores decisiones financieras para el futuro de tu empresa y te permitirá mejorar exponencialmente tu tasa de conversión y la presencia de tu marca y tus productos en la web.
